Qu'est-ce qu'un système de notification et de convocation, et pourquoi investir dans un tel système ?
Un système de notification et de convocation est un outil professionnel conçu pour la diffusion rapide et massive de messages, d’annonces ou d’alertes à tout groupe cible. Quel que soit le secteur d’activité, des informations ou des instructions essentielles peuvent être envoyées à un grand nombre de personnes avec un minimum d’efforts et de temps. Dans les plus brefs délais, tout le monde peut être informé : de quelques personnes sélectionnées jusqu’à toutes les personnes concernées, comme les employés, en passant par les premiers intervenants ; leur réaction nécessaire peut être ainsi considérablement accélérée.
Description d'un système de notification et de convocation
Le système de notification et de convocation de pointe de Telegrafia fonctionne selon le principe de la messagerie de masse par le biais de divers canaux de communication. Les contenus importants sont transmis instantanément, qu’il s’agisse de messages textuels (SMS), de courriels, d’appels vocaux ou de notifications « push » sur des appareils mobiles. Les annonces, les informations sur les urgences, les instructions en cas de crise ou les nouvelles concernant les changements dans l’entreprise trouveront leur destinataire où qu’il se trouve.
Avantages du système de notification et de convocation (en pratique)
- Sécurité accrue des personnes concernées en cas de danger ou de situation critique
- Communication et information immédiates aux parties concernées en cas d’urgence afin d’en atténuer les effets
- Communication plus efficace (aux employés) des changements importants survenus dans l’entreprise
- Simplification et clarté de la planification ou de la coordination lors de l’organisation d’événements majeurs
- Notifications et communications personnalisées pour des groupes spécifiques d’employés ou de membres de l’équipe
- Amélioration globale de l’efficacité, du gain de temps et de la productivité grâce à l’automatisation des messages, aux notifications et à la communication personnelle rapide (des personnes ou des parties).
En général, tout système de notification et de convocation contribue à accroître la sécurité, la rapidité et l’efficacité de la communication dans les entreprises, améliorant ainsi leur capacité à faire face aux urgences, aux changements et aux défis.
Les systèmes de notification et de convocation de Telegrafia répondent aux critères stricts des systèmes d’alerte et de notification d’urgence. Ils ont été développés par et chez Telegrafia a.s., ce qui signifie que les clients peuvent obtenir une solution moderne adaptée à leurs besoins individuels directement auprès du fabricant, ce qui leur permet d’économiser sur les coûts d’investissement liés à la création d’une telle solution.
Options
Notre entreprise a une solution dans le domaine de la notification et de la convocation pour absolument tout le monde. C’est pourquoi nous divisons notre offre en systèmes de notification et de convocation simples, étendus ou basés sur le cloud. Chacun d’entre eux présente des avantages et des domaines d’application variés.
Système de notification et de convocation simple
Si vous souhaitez un système de notification et de convocation simple, autonome et indépendant, la solution fonctionnant via le panneau de commande pour opérateurs OCP16 est idéale. Grâce à la commande conviviale et intuitive de l’OCP16, il est possible de mettre en œuvre le processus de notification et de convocation en quelques étapes simples. L’opérateur est automatiquement informé de la progression et du résultat du processus de notification par le biais d’une notification sur l’écran.
Cette solution permet de prédéfinir facilement les personnes à notifier et de configurer les canaux de communication et les numéros de téléphone pour leur notification et leur convocation. En même temps, elle offre la possibilité de définir un type d’urgence spécifique et d’assigner ensuite les personnes qui doivent être notifiées dans la situation donnée.
Le système simple de notification et de convocation convient principalement aux clients qui ont besoin d’un système distinct et durable, d’un fonctionnement sans effort et d’une grande stabilité.
Système de notification et de convocation étendu
Si vous avez besoin d’un système de notification et de convocation automatisé et multifonctionnel avec plusieurs fonctions étendues, une solution complète basée sur le puissant logiciel Vektra® Notification est appropriée. Selon la disponibilité, ce logiciel peut utiliser un ordinateur ou un autre appareil auquel sont connectés les modules de communication nécessaires. La solution peut être mise en œuvre de différentes manières et sa fonctionnalité peut être étendue avec les modules Vektra® Warning ou Vektra® SCADA.
Le système étendu de notification et de convocation prend généralement en charge les canaux de communication suivants : téléphones mobiles, messages vocaux et textuels, ainsi que courriels. Il est toutefois possible de les compléter par des notifications push, des stations radio ou d’autres canaux de communication en fonction des besoins du client. Dans cette version, le système peut prendre en compte les différentes disponibilités horaires des personnes (par exemple, en fonction de leurs heures de travail) et choisir la méthode de notification préférée en conséquence. L’opérateur est également informé automatiquement du résultat de la notification.
Système de notification et de convocation basé sur un « cloud
Si vous recherchez la méthode de notification et de convocation la plus évolutive, accessible à partir de n’importe quel appareil distant, utilisez une solution sous la forme d’un service en nuage (« cloud »). Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel ou des logiciels ; il suffit d’avoir une connexion internet. La solution en nuage est particulièrement adaptée aux entreprises qui externalisent leurs processus opérationnels.
Son cœur est l’application Web Vektra®, qui peut être lancée dans le navigateur Internet de n’importe quel appareil disposant d’un accès à Internet (smartphone, tablette, ordinateur portable, PC, etc.). Grâce à cette application, il est également possible de prédéfinir les personnes à notifier et de configurer les canaux de communication et les numéros de téléphone pour les avertir et les convoquer, mais aussi d’affecter les contacts des personnes compétentes à des types spécifiques d’événements d’urgence – tout cela, ainsi qu’une notification automatique des résultats de la notification.
Les canaux de communication suivants sont pris en charge en standard : téléphones mobiles, messages vocaux via le canal SIP/VoIP, messages textuels et courriels. L’utilisation de canaux de communication supplémentaires, tels que les stations de radio et autres, dépend des possibilités et de la législation du pays concerné.
